Aplica 5S en tu negocio y potencia tú web; y te beneficiarás por partida doble. Las 5S son una herramienta japonesa de mejora continua. Está orientado a gestionar el órden y la limpieza de forma sistémica. Su aplicación impacta visualmente el negocio. Tambíen mejora la dinámica de la operativa. Notarás como aumenta la productividad de tu emprendimiento. Lo cuál es clave cuando identificas problemas relacionados con la administración del tiempo.
Ya sea que se trate de un bar, una tienda pequeña o un negocio online, la mayor parte de las tareas requieren organización. Es allí donde las 5S gana seguidores por los resultados que brinda.Hay mucha teoría sobre el tema, aquí quiero centrarme en la aplicación práctica. Un enfoque en la implementación será más útil. Al hablar de emprendimiento, los recursos son más reducidos. Tendemos a ir a la acción, eso es bueno pero a la vez un poco riesgoso.
Recomiendo dedicar tiempo a leer, reforzar conceptos. Establecer objetivos y una expectativa realista de cara a la ejecución. Tener claro estos elementos nos permite prepararnos ante un experto, sobre lo que Si Es y lo que No Es de este método. Un planteamiento erróneo es la causa del rechazo en la aplicación de la mejora continua. Bien usadas nos hace la vida más fácil. Esta es la clave cuando eres un multitarea: dueño, administrador, operativo y «agente del cambio».
¡Aplica 5S en tu negocio y potencia tú web! Veamos de que se trata!
1S Seiri → Clasificar
Este primer paso esta orientado a identificar en las zonas de trabajo, lo que es útil y funcional y lo que no, para segregar los objetos que no cumplen ninguna función. Clasificando de acuerdo a la frecuencia de su uso. A partir de este criterio, ubicar más cerca lo que más usamos. Las de uso menos frecuente pero necesarias de forma accesible. Las que no se requieren retirarlas de la zona de forma permanente.
De esta forma estaremos liberando espacio con la retirada de objetos no necesarios. Comenzar con un área piloto es una buena idea. Debido a que como emprendedores nos formamos con cada experiencia. La intervención a través de un un análisis consciente nos permite definir los recursos. También ayuda a identificar los problemas reincidentes. Este es un gran paso que al final nos lleva a aplicar el método en forma sostenida. Dicho de otro modo, el sólo hecho de identificar la causa, ya nos aporta un avance aunque de momento no tomemos las acciones "ideales" para erradicar el problema.
2S Seiton → Ordenar
Trabajar y repetir el "mantra": un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar, en la definición de espacios y ubicación de implementos. La clave es combinar las opiniones de expertos en el orden y los dueños del proceso, en su justa medida, muchas veces, queremos aislar el cambio del protagonista, el que hace el trabajo, eso siempre conlleva al fracaso, por la reticencia natural de las personas al cambio, en no sentirse incluidos.
Eso también aplica cuando trabajamos con una sola persona, sin considerar la opinión de otras que hacen el mismo trabajo en otros turnos, porque consideramos que no valen o que se quejan demasiado. La opinión contraria en esta etapa enriquece el proceso, nos permite validar. Los cuestionamiento que enfrentan criterios nos aportan lo 2 mundos. Hay que ser humilde en reconocer que no somos los expertos, pero sagaces en no ser manipulados para que nos vendan una idea como la "única" forma de resolver el problema.
3S Seiso → Limpiar
Hacer una limpieza profunda. Recomendable comenzar desde 0 para ello, lo ideal en caso de ser posible es sacar todo para poder llegar visual y fisicamente a esos lugares donde la limpieza habitual no llega. Hacerlo "con cabeza" de forma consciente, identificando las fuentes de suciedad en el origen que pueden ser fuentes de proyectos para mas adelante reducir la generación que impacta en la frecuencia de limpieza. Es importante el ojo visor de la limpieza, no nos vale que la persona que comanda esta etapa, no sea un "limpiador innato", sobre todo cuando hablamos de negocios de restauración o alimentación, donde la limpieza más una necesidad es una prioridad.
4S: Seiketsu→Estándarizar
Establecer un programa y protocolos que garanticen que se cubra todas las zonas, en la periocidad que operativamente podamos implementar y considerando las rutinas. Los protocolos deben ser consuados, divulgados para que tengan una oportunidad de exito. Después de hacer el trabajo dificil de: limpiar, invertir; muchas buenas intenciones no funcionan porque no hacemos la introducción adecuada de los cambios; la resistencia al cambio y la rutina no permite que lo fácil que es establecer la norma sea la etapa en la que no logramos avanzar. Como siempre el trabajo del emprendedor debe ir variando, y adaptandose a cada etapa para garantizar que las incidencias son resueltas y los protocolos entendidos de manera apropiada.
5S: Shitsujke→ Mantener
Es un falsa percepción creer que en un emprendimiento o negocio pequeño no es necesario o no es economicamente factible tener una función de seguimiento a traves de inspecciones autodisciplinarias, reuniones gerenciales, KPI, en fin las herramientas gerenciales que son habituales en grandes empresas. Al implementar descubriremos que con pequeños cambios puedas tener acceso a todo el soporte del que cuentan las grandes empresas para monitorear el cumplimiento de objetivos a su avance. Conocer las potencialidades y talentos de nuestro personal, nos puede ayudar a identificar aliados que harán el papel de inspectores para mantener el nivel que hemos acordado cumplir de forma constante.
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